Inventur-Checkliste für den Einzelhandel

Eine Inventur ist nur so gut wie ihre Vorbereitung. Wenn Fächer fehlen, doppelt gezählt werden oder Zählungen noch auf einem Smartphone liegen, merkst du es oft erst beim Abgleich in der Warenwirtschaft. Diese Checkliste führt dich durch die drei Phasen einer Inventur mit HappyScan: die Vorbereitung, das Zählen auf der Fläche und die Kontrolle, bevor die Daten in deine Warenwirtschaft gehen.

Lege früh fest, wann gezählt wird und wer zählt. Mit HappyScan zählt dein Team mit den Smartphones, die ohnehin da sind. Die Zahl der Personen und Geräte ist nicht begrenzt, und pro Person oder Gerät kostet es nichts extra. Zähle also mit so vielen Leuten, wie du brauchst.

• Buche Wareneingänge, Retouren und Umlagerungen in deiner Warenwirtschaft, bevor gezählt wird.
• Räume Fläche und Lager auf, damit jeder Artikel an seinem Platz ist.
• Kläre vorher, was mit beschädigter Ware oder Ware ohne Etikett passiert.

Lege in der HappyScan Cloud deine Filialen und die Inventur an. Nutzt du Hiltes, kommen Filialen und Inventuren über die Hiltes-Schnittstelle automatisch.

Ein Fach ist ein Bereich, der am Stück gezählt wird, zum Beispiel ein Tisch, eine Wand oder ein Ständer. Jedes Fach bekommt eine Nummer. Mit der Fachnummernkontrolle legst du fest, welche Fächer gezählt werden müssen, zum Beispiel im Erdgeschoss 1 bis 250 und im Obergeschoss 251 bis 400.

Drucke die Fachliste aus und verteile die Fächer auf dein Team. Die Liste hilft beim Abhaken auf der Fläche und gehört später zu deiner Inventurdokumentation.

Lade eine Artikelliste hoch, zum Beispiel aus deiner Warenwirtschaft. Ist die Whitelist aktiv, nimmt die App nur Artikel an, die auf der Liste stehen. Falsche oder fremde Artikel kommen so gar nicht erst in die Zählung.

In der Cloud findest du einen QR-Code, mit dem sich alle Geräte anmelden. Schicke ihn an deine Filialen. App laden, QR-Code scannen, loslegen. Es reicht jedes aktuelle iPhone oder Android-Smartphone, auch Tablets.

Wirf vor der Inventur einen Blick in die Geräteliste. HappyScan zeigt dir dort auch Geräte, deren Akku auffällig schnell leer wird. Lade sie vorher auf oder plane ein Ersatzgerät ein.

Jede Person trägt in der App ihr Kürzel ein. So siehst du später, wer welches Fach gezählt hat. Damit Aushilfen nichts verstellen, schützt du die Einstellungen der App auf Wunsch mit einer PIN.

In der App wählst du das Fach, dann scannst du die Artikel. Ein angefangenes Fach setzt du später einfach fort. Der Ablauf ist immer gleich, so finden sich auch Aushilfen sofort zurecht.

• Dauerscan: Der Scanner bleibt offen, und du scannst einen Artikel nach dem anderen. Das bringt Tempo bei vielen Artikeln.
• Scannen per Tippen: Gescannt wird erst, wenn du tippst. Das gibt dir Kontrolle, wenn du jeden Scan bewusst auslösen willst.
• Mengeneingabe: Du scannst einen Artikel einmal und gibst die Menge ein. Stapel gleicher Artikel sind so schnell gezählt.
• Manuelle Eingabe: Beschädigte Barcodes tippst du einfach ab.

Ton und Vibration bestätigen jeden Scan, ein anderer Ton warnt dich, wenn ein Artikel nicht angenommen wird. So zählst du, ohne ständig aufs Display zu schauen.

Jeder Scan wird sofort auf dem Gerät gespeichert. Keller, Lager und Funklöcher sind deshalb kein Problem. Übertragen wird, sobald wieder Netz da ist.

Fehler behebst du direkt in der App: Du löschst einzelne Scans oder zählst ein Fach neu. Vor dem Senden zeigt dir die App noch einmal Filiale, Inventur und die Zahl der Etiketten. So landet keine Zählung in der falschen Filiale.

Die Fachnummernkontrolle zeigt dir für jeden Bereich, welche Fächer noch fehlen. Gleiche das mit deiner Fachliste ab, bevor du die Inventur abschließt.

Wurde ein Fach zweimal übertragen, zeigt dir die Cloud das als mögliches Duplikat. Mit einem Klick entfernst du die überzählige Übertragung, damit dein Bestand stimmt.

Achte darauf, dass alle Geräte ihre Zählungen übertragen haben. Liegen noch Zählungen auf einem Gerät, weist dich die Cloud vor dem Export darauf hin.

In der Cloud siehst du, welches Gerät und welche Person welches Fach gezählt hat. Rückfragen sind so schnell geklärt.

Exportiere die Inventur für deine Warenwirtschaft: Advarics, Futura, Hiltes, Lidis, Remira oder als Standard-CSV. Mit Hiltes buchst du die Inventur per Knopfdruck direkt, Exporte für Remira landen automatisch in einem Online-Ordner. Die Inventurdifferenzen ermittelst du anschließend wie gewohnt in deiner Warenwirtschaft.

Abgeschlossene Inventuren legst du ins Archiv. Dort nehmen sie keine Scans mehr an, und du kannst sie bei Bedarf wiederherstellen.

• Termin festgelegt und Team eingeteilt
• Wareneingänge, Retouren und Umlagerungen gebucht
• Fläche und Lager aufgeräumt
• Filialen und Inventur in der Cloud angelegt
• Fächer festgelegt, Fachliste gedruckt und verteilt
• Whitelist importiert
• Alle Geräte verbunden und aufgeladen
• Kürzel auf jedem Gerät eingetragen
• Fach für Fach gezählt, Fehler vor dem Senden korrigiert
• Alle Zählungen übertragen
• Offene Fächer geprüft und Duplikate aufgelöst
• Inventur an die Warenwirtschaft übertragen
• Inventur archiviert

Scannen und Übertragen kosten nichts. Das Abo „Basic“ kostet 20 € für 6 Monate inklusive 5.000 Etiketten, jede weiteren 5.000 Etiketten kosten 20 €. Berechnet werden nur exportierte Etiketten, jedes genau einmal. Alle Preise zzgl. MwSt. Vor dem Abo hast du 10 kostenlose Testexporte. Was du gegenüber Miet-MDEs sparst, rechnest du im Kostenrechner mit deinen eigenen Zahlen nach.

Mehr zum Ablauf findest du beim Inventur-Modul und in der App. Antworten auf häufige Fragen stehen in den FAQ.