Zwischeninventur im Einzelhandel per App

Eine Zwischeninventur ist eine Inventur außerhalb des Stichtags, zum Beispiel für eine einzelne Filiale oder einen Bereich deines Geschäfts. Viele Händler zählen sie seltener, als sie möchten, weil jede Zählung Aufwand und mit Mietgeräten auch Kosten verursacht. Mit dem Smartphone wird die Zwischeninventur zu einer Zählung, die du ansetzt, wann es passt.

Welche Inventurverfahren für deinen Jahresabschluss zulässig sind, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. In diesem Beitrag geht es darum, wie du eine Zwischeninventur praktisch organisierst.

Typische Anlässe im Einzelhandel sind:

• vor einem Kollektions- oder Saisonwechsel, um mit sauberen Beständen zu starten
• nach dem Sale, wenn sich viele Bestände in kurzer Zeit verändert haben
• für eine einzelne Filiale, deren Zahlen auffällig sind
• für eine Etage oder einen Bereich, den du gezielt prüfen willst
• nach einem Umbau oder Umzug von Ware

Je öfter du zählst, desto früher fallen Abweichungen auf, und desto kleiner ist die Überraschung am Stichtag.

Mit gemieteten MDEs ist jede Zählung ein kleines Projekt: Geräte bestellen, liefern lassen, einrichten und zurückschicken. Bezahlt wird die Miete pro Gerät und Zeitraum, dazu kommt der Versand. Und es zählen nur so viele Leute, wie Geräte gemietet sind. Für eine Zwischeninventur heißt das jedes Mal: neue Miete.

Mit HappyScan zählst du mit den iPhones und Android-Smartphones, die ohnehin da sind, auch mit Tablets. App laden, QR-Code scannen, loslegen. Fällt ein Gerät aus, nimmst du das nächste Smartphone. Eine Zwischeninventur ist damit jederzeit möglich.

Lege in der HappyScan Cloud eine neue Inventur an und ordne sie der Filiale zu, die du zählen willst. Mit der Hiltes-Schnittstelle kommen Filialen und Inventuren automatisch.

Zählst du nicht das ganze Geschäft, legst du mit der Fachnummernkontrolle nur die Fächer fest, um die es geht, zum Beispiel das Obergeschoss. Die Fachliste druckst du zum Abhaken aus.

Alle Geräte melden sich mit demselben QR-Code an. Jede Person trägt ihr Kürzel ein, damit du später siehst, wer welches Fach gezählt hat.

In der App wählst du das Fach und scannst die Artikel. Stapel gleicher Artikel zählst du mit der Mengeneingabe, beschädigte Barcodes tippst du ab. Jeder Scan wird sofort auf dem Gerät gespeichert, auch ohne Netz.

Die Cloud zeigt dir, welche Fächer noch fehlen und ob ein Fach doppelt übertragen wurde. Liegen noch Zählungen auf einem Gerät, weist sie dich vor dem Export darauf hin.

Exportiere die Zwischeninventur für deine Warenwirtschaft, auf Wunsch nur für eine Filiale. Mit Hiltes buchst du sie per Knopfdruck direkt. Danach legst du die Inventur ins Archiv.

Bei HappyScan zahlst du nicht pro Zählung, pro Gerät oder pro Person, sondern nur für exportierte Etiketten. Das Abo „Basic“ kostet 20 € für 6 Monate inklusive 5.000 Etiketten, jeder weitere angefangene Block von 5.000 Etiketten kostet 20 €. Jedes Etikett wird genau einmal berechnet, erneute Exporte sind kostenlos. Alle Preise zzgl. MwSt.

Ein Beispiel: Du zählst im selben Sechs-Monats-Zeitraum eine Inventur mit 4.000 Teilen und eine Zwischeninventur mit 3.000 Teilen. Zusammen sind das 7.000 exportierte Etiketten. 5.000 stecken im Abo, für die übrigen 2.000 fällt ein weiterer Block an. Für beide Zählungen zahlst du in diesem Zeitraum also 20 € plus 20 €, zusammen 40 €.

Deinen Verbrauch siehst du jederzeit im Dashboard. Wie viel du gegenüber Miet-MDEs sparst, rechnest du im Kostenrechner nach.

• Buche Wareneingänge und Retouren vorher, damit die Zählung zum Bestand in deiner Warenwirtschaft passt.
• Importiere eine Whitelist, damit nur Artikel in die Zählung kommen, die dazugehören.
• Gib Bereichen wie Etagen eigene Nummernkreise, zum Beispiel Erdgeschoss 1 bis 250 und Obergeschoss 251 bis 400. Dann prüfst du jeden Bereich einzeln.
• Lass vor dem Export alle Geräte ihre Zählungen übertragen.

Mehr zum Vergleich mit Mietgeräten findest du unter MDE mieten oder Inventur-App?. Wie die Inventur im Modehaus mit Größen und Farben abläuft, zeigt die Seite Inventur im Modehandel. Und alle Schritte für den Stichtag fasst unsere Inventur-Checkliste zusammen.